Datenschutzerklärung

Abstraktes Hintergrundbild

Fastdocs.de GmbH, Zeppelinstr. 1, 42781 Haan
vertreten durch die Geschäftsführung Evelyn Oettinger

(Im Folgenden: „Wir“) ist als Betreiber der Website www.fastdocs.de und Betreiber des Dienstes Fastdocs Verantwortliche für die personenbezogenen Daten der Nutzer (Im Folgenden: „Du“) der Website im Sinne der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“).

In dieser Datenschutzerklärung geben wir Dir zunächst Auskunft darüber, welche Daten im Zusammenhang mit Deinem Besuch auf der Website www.fastdocs.de verarbeitet werden (Ziffer 2.), welche Daten zum Versand des Newsletters verarbeitet werden (Ziffer 3. und 4.), welche Daten bei Nutzung des Dienstes Fastdocs als Steuerberatungskanzlei/Lohnbüro verarbeitet werden (Ziffer 5.) und welche Daten bei Nutzung des Dienstes Fastdocs als Arbeitnehmer verarbeitet werden (Ziffer 6.). Weiter geben wir Dir allgemeine Hinweise zu Datenschutz und Datensicherheit bei Fastdocs (Ziffern 7. bis 11.).

Wir schützen Deine Privatsphäre und Deine privaten Daten. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Deine personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzbestimmungen sowie den anwendbaren Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). In diesen Datenschutzbestimmungen wird geregelt, welche personenbezogenen Daten wir über Dich erheben, verarbeiten und nutzen.

1. Erheben personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzbestimmungen sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

2. Nutzung der Website www.fastdocs.de

2.1. Bei jedem Zugriff auf unsere Seite erheben wir folgende Informationen über Deinen Computer: Die IP-Adresse Deines Computers, die Anfrage Deines Browsers sowie die Zeit dieser Anfrage. Außerdem werden der Status und die übertragene Datenmenge im Rahmen dieser Anfrage erfasst. Wir erheben auch Produkt- und Versionsinformationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem Deines Computers. Wir erfassen weiter, von welcher Website aus der Zugriff auf unsere Seite erfolgte. Die IP-Adresse Deines Computers wird dabei nur für die Zeit Deiner Nutzung der Website gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert. Wir verwenden diese Daten für den Betrieb unserer Website, insbesondere um Fehler der Website festzustellen und zu beseitigen, um die Auslastung der Website festzustellen und um Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen.

2.2. Die Erhebung der in dieser Ziffer 2. beschriebenen personenbezogenen Daten ist technisch erforderlich, um Dir die Website in möglichst effektiver Weise anzeigen zu können und um die Stabilität und Sicherheit der Website und der technischen Systeme gewährleisten zu können und findet ihre Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

2.3. Fastdocs unterhält Präsenzen in sozialen Netzwerken, um dort mit den angemeldeten Nutzern in Kontakt treten zu können und dort Informationen über Fastdocs anbieten zu können. Bei der Nutzung dieser sozialen Netzwerke können Daten der Nutzer außerhalb des Raumes der EU verarbeitet werden. Ferner werden von den sozialen Netzwerken Daten für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet, indem z.B. Nutzungsprofile erstellt werden um mit Hilfe dieser Profile Werbung anzuzeigen, die mutmaßlich den Interessen des Nutzers entsprechen.

Für eine detailierte Darstellung der Verarbeitungen und Widerspruchsmöglichkeiten verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen und Angaben der jeweiligen Betreiber der sozialen Netzwerke.

Fastdocs unterhält Präsenzen in folgenden sozialen Netzwerken:

Instagram:
Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA
Website: https://www.instagram.com
Datenschutzerklärung: http://instagram.com/about/legal/privacy

Facebook:
Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland,
Mutterunternehmen: Facebook, 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA;
Website: https://www.facebook.com
Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/about/privacy;
Privacy Shield (Gewährleistung Datenschutzniveau bei Verarbeitung von Daten in den USA): https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active
Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): Einstellungen für Werbeanzeigen: https://www.facebook.com/settings?tab=ads;
Zusätzliche Hinweise zum Datenschutz: Vereinbarung über gemeinsame Verarbeitung personenbezogener Daten auf Facebook-Seiten: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum, Datenschutzhinweise für Facebook-Seiten: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data.

Twitter:
Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2 D02 AX07, Irland
Website: https://www.twitter.com
Datenschutzerklärung: https://www.twitter.com/de/privacy
Privacy Shield (Gewährleistung Datenschutzniveau bei Verarbeitung von Daten in den USA): https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TORzAAO&status=Active

Youtube:
Youtube wird betrieben von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Fax: +353 1 686 5660
Website: https://www.youtube.com
Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de

2.4. Die Website nutzt Plugins der Website Youtube.

Betreiber der Seite ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Fax: +353 1 686 5660.

Wenn Du ein Youtube-Video auf unserer Website startest, wird eine Verbindung zu einem Server von Youtube hergestellt. Dabei wird dem Youtube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Du besucht hast. Wenn Du in Deinem Youtube-Account eingeloggt bist, ermöglichst Du Youtube Dein Surfverhalten direkt Deinem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies kannst Du verhindern, indem Du dich aus Deinem Youtube-Account ausloggst.

Youtube kann zudem nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Deinem Endgerät speichern. Mit Hilfe dieser Cookies kann Youtube Informationen über Besucher unserer Website erhalten. Diese Informationen werden u.a. verwendet, um Videostatistiken zu erfassen, die Anwenderfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuchen vorzubeugen. Die Cookies verbleiben auf Deinem Endgerät, bis Du sie löschst.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines Youtube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben. Die Nutzung von Youtube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei Youtube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de

2.5. Facebook Pixel

Beschreibung und Umfang der Verarbeitung von Daten Auf einigen Websites setzt Fastdocs den “Conversion-Pixel“ bzw. Besucheraktions-Pixel der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA ein. Durch den Aufruf dieses Pixels aus Ihrem Browser kann Facebook erkennen, ob eine Facebook-Werbeanzeige erfolgreich war, also z. B. zu einem Vertragsabschluss geführt hat. Fastdocs erhält von Facebook hierzu ausschließlich statistische Daten, die keinen Bezug zu konkreten Personen haben. Fastdocs kann so die Wirksamkeit der Anzeigen auf Facebook für statistische und Zwecke der Marktforschung erfassen.Insbesondere falls Sie bei Facebook angemeldet sind, verweisen wir im Übrigen auf deren Datenschutzinformationen https://www.facebook.com/about/privacy/. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Bitte klicken Sie hier, wenn Sie Ihre Einwilligung zu Conversion Pixel widerrufen möchten: https://www.facebook.com/settings?tab=ads#_=_ .Alternativ können Sie den Facebook Pixel auf der Seite der Digital Advertising Alliance unter dem folgenden Link deaktivieren: http://www.aboutads.info/choices/

2.6. Facebook Website Custom Audience

Beschreibung und Umfang der Verarbeitung von Daten Auf einigen Websites setzt Fastdocs zum Zweck des Direktmarketings den Facebook Pixel der Firma Facebook (Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA). Dabei sind sog. Zählpixel auf einigen unserer Websites integriert. Wenn Sie diese Websites besuchen, wird über das Zählpixel eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch von Ihrem Browser lediglich die Information, dass von Ihrem Endgerät die jeweilige Seite aufgerufen wurde. Fastdocs verzichtet dabei auf die Funktion des “erweiterten Abgleichs”, d.h. die Übermittlung von Kundendaten in gehashter Form an Facebook. Wenn der Nutzer auch Facebook-Nutzer ist, kann Facebook hierdurch den Besuch der Websites seinem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass Fastdocs als Anbieter der Websites keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren weiterer Nutzung durch Facebook erhalten. Fastdocs kann lediglich darüber bestimmen, welchen Facebook-Nutzern (ausgewählt nach Segmenten wie Alter, Interessen) die Werbung angezeigt werden soll. Dabei nutzt Fastdocs Custom Audiences so, dass keine Datensätze, insbesondere keine E-Mail-Adressen – weder verschlüsselt noch unverschlüsselt – an Facebook übermittelt werden.
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook unter https://www.facebook.com/about/privacy/. Bitte klicken Sie hier, wenn Sie keine Datenerfassung via Custom Audiences wünschen: https://www.facebook.com/settings?tab=ads#_=_ Alternativ können Sie den Facebook Pixel auf der Seite der Digital Advertising Alliance unter dem folgenden Link deaktivieren: http://www.aboutads.info/choices/

3. Webanalyse

3.1 Google Tag Manager

Google Tag Manager ist eine Lösung, mit der wir sog. Website-Tags über eine Oberfläche verwalten können. Der Tag Manager selbst verarbeitet keine personenbezogenen Daten der Nutzer. Im Hinblick auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer wird auf die Beschreibung der einzelnen Dienste verwiesen.

3.2 Google Analytics

Beschreibung und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Websites der Fastdocs nutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc.. Google Analytics verwendet Cookies, die auf dem Rechner des Nutzers gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch den Nutzer ermöglichen. Fastdocs kann auf diese Weise analysieren, wie die Website(s) genutzt wird/werden und die Website in der Folge noch nutzerfreundlicher gestalten. Auf einigen Websites wird zusätzlich die Zusatzfunktion “User ID” eingesetzt. Die User-ID ist eine einzigartige, dauerhafte und nicht personalisierte Zeichenfolge, die wir Ihnen persönlich und nicht einem bestimmten Gerät zuweisen. Dadurch kann Ihr Besuch und Nutzerverhalten auf unserer Webseite mit unterschiedlichen Endgeräten (z.B Smartphone, Tablet, Laptop) erfasst werden. Die Zuweisung der User-ID an Sie erfolgt nur, wenn wir Sie als Nutzer eindeutig identifizieren können. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn Sie sich erstmalig auf unserer Website registrieren. Wir führen die unter der User-ID erhobenen Daten nicht mit personenbezogenen Daten zusammen. Lediglich die pseudonymisierte User-ID wird an Google Universal Analytics übermittelt und als Ihr Pseudonym gegenüber Google benutzt, andere Daten und Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Account werden Google nicht übermittelt. In der Folge wird Ihr Nutzerverhalten auf unseren Webseiten zusammen mit Ihrer User-ID an Server von Google in den USA übertragen, dort gespeichert und zu Analysezwecken verarbeitet. Google verknüpft die übermittelten Informationen zu pseudonymisierten Nutzerprofilen und stellt Fastdocs diese in zusammengefasster Form wieder zur Verfügung. Fastdocs führt diese übermittelten Nutzungsprofile nicht mit Ihren personenbezogenen Daten zusammen. Eine Personenbeziehbarkeit wird so zu jeder Zeit ausgeschlossen. Fastdocs hat die IP-Anonymisierung (sog. Erweiterung “_anonymizeIP()”) auf dieser Webseite aktiviert. Das bedeutet, dass IP-Adressen im Wege eines sog. IP-Masking anonymisiert erfasst werden, um so einen direkten Personenbezug zu beseitigen. Die IP-Adresse wird nur in Ausnahmefällen auf Server von Google in den USA übertragen und erst dort verkürzt. Normalerweise wird die IP-Adresse bereits innerhalb von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt und erst dann in anonymisierter Form an Server von Google in den USA übertragen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO. In den oben beschriebenen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse der Fastdocs an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Im Auftrag von Fastdocs wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber Fastdocs zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden maximal 26 Monate gespeichert.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Ihre Einwilligung in die Speicherung von Cookies für Google Analytics können Sie direkt über die Consent Management Plattform verwalten. Diese kann jederzeit über den Link “Cookie Einstellungen” in der Fußzeile aufgerufen werden. Sie können die Speicherung von Cookies auch durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link (http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de) verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren. Die Webanalyse bleibt solange deaktiviert, wie das Add-On von Google nicht seinerseits deaktiviert bzw. gelöscht wird. Daher löschen Sie bitte das Add-On nicht, solange die Webanalyse nicht gewünscht ist. Das Add-On ist pro Browser und Rechner gesetzt. Falls Sie Fastdocs-Dienste und/oder Websites mit unterschiedlichen Browsern/Rechner aufrufen, müssen Sie das Add-On jeweils gesondert hinzufügen.Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Speicherung und Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden, sofern das o.g. Browser-Plugin nicht installiert ist.Die zum Zeitpunkt der Installation des Add-Ons im Zusammenhang mit Ihrer User-ID erhobenen Daten können jederzeit gelöscht werden. Hierzu senden Sie uns bitte eine E-Mail mit Ihrer User-ID und der Bitte um Löschung der bereits angefallenen Daten.

Datenverarbeitung in Drittstaaten Im Rahmen der Nutzung von Produkten der Google werden Daten auf Servern, die im Hoheitsgebiet der Vereinigten Staaten von Amerika belegen sind, gespeichert. Diese Daten sind in der Regel (s. Ziffer VIII. A. 1.) nicht personenbezogen, da vor dem Transfer der Daten eine Anonymisierung stattfindet.

Die Usercentrics Consent Management Platform ist ein Zustimmungsverwaltungsdienst. Die Usercentrics GmbH wird auf der Webseite als Auftragsverarbeiter zum Zwecke des Consent Manegements eingesetzt.

Die Datenschutzbestimmungen von Usercentrics GmbH finden Sie hier: https://usercentrics.com/privacy-policy/

5. Verwendung von MailChimp

Der Versand von E-Mails und der Kontakt zu Interessenten und Nutzern erfolgt mit MailChimp, einem Tool des Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA.

Die E-Mail-Adressen der Empfänger und weitere im Rahmen dieser Erklärung beschriebene Daten werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp gewährleistet bei der Verarbeitung der Daten ein dem Schutzniveau in der EU entsprechendes Schutzniveau. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Des Weiteren kann MailChimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen aus welchen Ländern die Empfänger kommen. MailChimp nutzt die Daten unserer Newsletterempfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

Die E-Mails enthalten einen sog. „web-beacon“, d.h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen der E-Mails von dem Server von MailChimp abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen, wie Informationen zum Browser und Deinem System, als auch Deine IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs erhoben. Diese Informationen werden zur technischen Verbesserung der Services anhand der technischen Daten oder der Zielgruppen und Deines Leseverhaltens anhand derer Abruforte (die mit Hilfe der IP-Adresse bestimmbar sind) oder der Zugriffszeiten genutzt. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die E-Mails geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Empfängern zugeordnet werden. Es ist jedoch weder unser Bestreben, noch das von MailChimp, einzelne Nutzer zu beobachten. Die Auswertungen dienen uns viel mehr dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte auf sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen unserer Nutzer zu versenden.

Die Datenschutzbestimmungen von MailChimp finden Sie hier: https://mailchimp.com/legal/privacy

6. Verwendung von Mailjet

Wir nutzen für den Versand von E-Mails im Rahmen der Erbringung des Dienstes Fastdocs Mailjet, einen Dienst der Mailjet GmbH, Rankestr. 21, 10789 Berlin.

Mailjet ist ein Dienst zur Organisation und Analyse von E-Mail-Versand. Die E-Mail-Adressen der Empfänger werden von Mailjet auf Servern in Deutschland bzw. auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Mailjet ermöglicht uns die Analyse der Verhaltens der Empfänger, also z.B. zu erkennen, ob eine E-Mail geöffnet wurde und wie oft Links in der E-Mail angeklickt worden sind. Im Rahmen des sog. Conversion-Trackings kann zudem analysiert werden, ob nach Anklicken eines Links in der E-Mail eine bestimmte Aktion erfolgte.

Weitere Informationen zu Mailjet finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mailjet: https://www.mailjet.de/privacy-policy

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Deiner Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Dienst Fastdocs nicht mehr benutzen. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitungen bleibt in diesem Fall unberührt.

Die Daten werden bei Mailjet solange gespeichert wie Sie zur Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich sind – es sei denn, etwas anderes ist gesetzlich vorgeschrieben.

Mit Mailjet haben wir einen Vertrag zur Verarbeitung von Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO vereinbart.

7. Nutzung des Dienstes Fastdocs als Steuerberatungskanzlei/Lohnbüro

5.1. Erstellung eines Nutzeraccounts (Registrierung) und Anmeldung, Verwendungszweck

Wenn Du unseren Dienst nutzen möchtest, musst Du dich registrieren. Wenn Du einen Nutzer-Account erstellst oder dich anmeldest, verwenden wir Deine E-Mail Adresse, um Dir den Zugang zu Deinem Nutzer-Account zu gewähren und diesen zu verwalten. Im Rahmen der Registrierung teilen wir Dir mit, welche Angaben wir von Dir benötigen.

Wir verwenden Deine Daten, um Dich beim Login zu authentifizieren und Anfragen zur Rücksetzung Deines Passwortes nachzugehen. Die von Dir im Rahmen der Registrierung oder einer Anmeldung eingegebenen Daten werden von uns verarbeitet und verwendet, (1) um Deine Berechtigung zur Verwaltung des Nutzer-Accounts zu verifizieren; (2) die Nutzungsbedingungen des Dienstes sowie alle damit verbundenen Rechte und Pflichten durchzusetzen und (3) mit Dir in Kontakt zu treten, um Dir technische oder rechtliche Hinweise, Updates, Sicherheitsmeldungen oder andere Nachrichten, die etwa die Verwaltung des Nutzer-Accounts betreffen, senden zu können.

5.2. Speicherdauer

Die vorgenannten zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten speichern wir (inklusive Deiner Zahlungsdaten) solange, bis Du Deinen Zugang endgültig löschst.

5.3. Rechtsgrundlagen

Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Dir als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Nutzung des Dienstes erforderlich ist, oder (2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb des Dienstes zu gewährleisten, das hier Deine Rechte und Interessen am Schutz Deiner personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO überwiegt.

8. Nutzung des Dienstes Fastdocs als Arbeitnehmer

6.1. Erfassung Deiner Personaldaten

Dein Arbeitgeber hat seine Steuerberatungskanzlei mit der Erstellung der Lohnbuchhaltung beauftragt.

Zur Durchführung Deines Arbeitsvertrages ist die Erfassung verschiedener Daten zu Deiner Person und zu Deinem Arbeitsverhältnis notwendig. Es handelt sich hierbei um die sog. Personalstammdaten. Die Erfassung Deiner Personalstammdaten erfolgt mittels eines Online-Formulars, das die Steuerberatungskanzlei Deines Arbeitgebers durch Fastdocs, Zeppelinstr. 1, 42781 Haan zur Verfügung stellt. Die Steuerberatungskanzlei und Fastdocs sind über einen Vertrag zur Verarbeitung von Daten im Auftrag gem. Art. 28 DSGVO verbunden.

Mit Absenden des ausgefüllten Fragebogens werden die eingegebenen Daten zu einer pdf-/txt-Datei zusammengefasst und per verschlüsselter E-Mail an Deinen Arbeitgeber und die Steuerberatungskanzlei versandt. Nutzen dein Arbeitgeber und die Steuerberatungskanzlei eine unterstützte Kanzleisoftware, werden die Daten über eine interne Softwareschnittstelle direkt dort abgelegt. Die Daten werden nicht per E-Mail an deinen Arbeitgeber sowie die Steuerberatungskanzlei versendet. Du erhältst per verschlüsselter E-Mail ebenfalls eine Kopie der Angaben.

In jedem Fall musst Du Deine vollständigen Unterlagen noch einmal persönlich unterzeichnen.

6.2. Speicherdauer

Bei Fastdocs werden Deine Daten nur zum Zwecke der Übermittlung gespeichert. 14 Tage nachdem die Daten bereits vollständig an Deinen Arbeitgeber und dessen Steuerberatungskanzlei übermittelt wurden, werden die Daten wieder gelöscht.

Nicht vollständig abgeschlossene Vorgänge (z.B. aufgrund wegen falscher E-Mail Adresse gescheiterte Übertragungen - oder Vorgänge, bei den Arbeitnehmer Ihre Daten nicht ergänzt haben) werden automatisch 30 Tage, nachdem der Arbeitgeber den Vorgang gestartet hat gelöscht.

Von den bei Fastdocs gespeicherten Daten werden automatisch Backups erstellt und rollierend ebenfalls gelöscht. Die Backups dienen dem Fall, bei technischen Problemen alle Dienste in kurzer Zeit wieder herstellen zu können.

6.3. Sicherheit

Fastdocs ergreift umfangreiche Maßnahmen, um die sichere Erfassung Deiner Daten zu gewährleisten. So ist der Zugriff auf das Online-Formular nur über eine HTTPS-/SSL-verschlüsselte Verbdingung möglich. Diese Verschlüsselung dient dem Schutz der Übertragung Deiner vertraulichen Daten. Du erkennst es an dem Schloss-Symbol in der Browser-Zeile und am Wechsel von http:// auf https://, dass die Verschlüsselung aktiviert ist. Ist die HTTPS-/SSL-Verschlüsselung aktiv, können die an Fastdocs übermittelten Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.

Der Versand aller E-Mails erfolgt verschlüsselt über SSL/TSL.

6.4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Deiner Daten im Rahmen der Erfassung Deiner Personaldaten erfolgt zur Erfüllung des zwischen Deinem Arbeitgeber (bzw. dem beteiligten Steuerberatungskanzlei/Lohnbüro) und uns geschlossen Verträge und findet ihre Rechtsgrundlagen in § 26 Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG (2018)) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

6.5. Hinweis

Falls Du mit einer Verarbeitung Deiner Daten durch Fastdocs nicht einverstanden bist, wende Dich bitte an Deinen Arbeitgeber um einen Fragebogen in Papierform zu erhalten.

9. Datensicherheit

Alle Informationen, die Du direkt an uns übermitteln, werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Deiner Daten durch unbefugte Personen ab. Insbesondere werden Deine persönlichen Daten bei uns verschlüsselt übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer) bzw. TLS (Transport Layer Security).

10. Keine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten

Wir geben Deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Du hast in die Datenweitergabe eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.

11. Datenschutz und Websites Dritter

Die Website kann Hyperlinks zu und von Websites Dritter enthalten. Wenn Du einem Hyperlink zu einer dieser Websites folgst, beachte bitte, dass wir keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können. Bitte vergewissere Dich der jeweils geltenden Datenschutzbedingungen, bevor Du personenbezogene Daten an diese Websites übermittelst.

12. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar. Bitte suche die Website regelmäßig auf und informiere Dich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.

13. Deine Rechte und Kontakt

Bezüglich der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten stehen Dir umfangreiche Rechte zu. Zunächst hast Du ein umfangreiches Auskunftsrecht und kannst ggf. die Berichtigung und/oder Löschung und/oder Sperrung Deiner personenbezogenen Daten verlangen. Du kannst auch eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen und hast ein Widerspruchsrecht sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Falls Du eines Deiner Rechte geltend machen und/oder nähere Informationen hierüber erhalten möchten, wende Dich an uns über info@fastdocs.de

Darüber hinaus steht Dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Solltest Du Fragen, Kommentare oder Anfragen bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Deiner personenbezogenen Daten durch uns haben, wende Dich bitte ebenfalls an uns unter den angegebenen Kontaktdaten.

Sollte eine Einwilligung Rechtsgrundlage für die Datenerhebung/Datenverarbeitung gewesen sein, kannst Du diese jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgten, bleibt davon unberührt.