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Wie organisiere ich die E-Mail-Benachrichtigungen in Fastdocs und optimiere meinen Kanzleiprozess?

Fastdocs benachrichtigt Dich und Deine Kanzlei per Mail sobald Dein Mandant eine neue Arbeitskraft angelegt hat. Wer in Deiner Kanzlei diese Mail bekommt und welche verschiedenen Möglichkeiten Du und Dein Team haben diesen Prozess zu gestalten, wollen wir Dir heute in unserem Blogbeitrag zeigen. So kannst Du herausfinden, welcher Prozess am besten zu Dir und Deiner Kanzlei passt.


1. Ein Ansprechpartner in der Kanzlei

Die in Fastdocs hinterlegte E-Mail-Adresse wird von einer zuständigen Person verwaltet, die auch für den Fortschritt in Fastdocs verantwortlich ist. Dies muss nicht unbedingt eine Person aus dem Bereich Lohn sein, sondern kann durchaus auch das Sekretariat oder Back-Office sein.

Diese Person hat nun die Möglichkeit die entsprechenden Mails an die Kollegen weiterzuleiten oder auch sich darum zu kümmern, dass alle Vorgänge abgeschlossen sind. Am besten über das Dashboard.

Vorteil: Eine zentrale Anlaufstelle bei Fragen rund um Neueinstellungen und Entlastung des Lohnbereichs.

Nachteil: Ein Arbeitsvorgang mehr, als wenn der Lohnbereich sofort zuständig ist.

Besonders geeignet für: Kanzleien mit einem starken Back Office, das auch Vorgänge abarbeiten kann.


2. Eine allgemeine E-Mail-Adresse

Eine weitere Möglichkeit ist, dass eine Standard E-Mail-Adresse angelegt wird, an die alle Benachrichtigungen und nach Abschluss des Vorgangs auch die Import Datei gesandt werden. Wichtig ist, dass auf diese E-Mail-Adresse jeder LohnsachbearbeiterIn Zugriff hat. Zum Beispiel lohn@Kanzlei.de. So hat jeder Sachbearbeiter die Möglichkeit sich „seine“ Mandate herauszusuchen und diese weiterzuverarbeiten.

Vorteil: Auch bei Urlaub eines Sachbearbeiters, ist es möglich, dass die Kollegen Zugriff auf die Import Datei haben und den Vorgang bearbeiten können.

Nachteil: Bei einer Vielzahl von Neueinstellungen ist dieses Postfach evtl. unübersichtlich und muss genau sortiert werden nach Mandat.

Besonders geeignet für: Kanzleien mit einem kleinen Lohnteam.


3. SachbearbeiterIn in Fastdocs anlegen

Du hast im Fastdocs Dashboard die Möglichkeit SachbearbeiterInnen zu hinterlegen. Wie das geht, kannst Du hier nachlesen: SachbearbeiterInnen hinterlegen oder editieren. : Hilfecenter (freshdesk.com)

Der Vorgang verändert sich dadurch folgendermaßen:

  1. Der Mandant (AG) wählt im letzten Schritt seines Formulars „seinen“ Sachbearbeiter aus. Sachbearbeiter auswählen
  2. Nur dieser Sachbearbeiter erhält die Benachrichtigung und auch die Import Datei von Fastdocs.
  3. Sollte der Mandant den zuständigen Sachbearbeiter nicht kennen, kann er auch „unbekannt“ auswählen und die E-Mails gehen an die Standard E-Mail-Adresse, die in Fastdocs hinterlegt ist.

Vorteil: Die E-Mail-Flut für alle Mitarbeiter wird reduziert.

Nachteil: Im Urlaubs- oder Krankheitsfall haben Kollegen eventuell keinen Zugriff auf die Importdatei.

Besonders geeignet für: Mittlere und größere Kanzleien.

Wie viele SachbearbeiterInnen Du hinterlegen kannst, richtet sich nach Deinem bei uns gebuchten Paket. Hier geht es zur Übersicht: Preise für Fastdocs Staff.


4. Benachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten.

Eine ganz neue und innovative Lösung ist die Anzeige der Benachrichtigungen und Import Dateien in einem MS Teams Channel. Wie Du dies einrichten kannst, kannst Du hier nachlesen: E-Mail-Benachrichtigung von Fastdocs im Microsoft Teams Channel.

Vorteil: Alles in einem Medium verfügbar und Du erhältst schnelle Benachrichtigungen. Zudem kannst Du Funktionen wie “to do” oder Tasks von MS Teams verwenden und so Aufgaben definieren.

Nachteil: Auch hier ist bei einer Vielzahl von Neueinstellungen dieser Chat evtl. unübersichtlich.

Besonders geeignet: Für Kanzleien, die für interne und evtl. auch externe Kommunikation MS Teams verwenden.

Wir sind gespannt auf Dein Feedback, wie Du und Deine Kanzlei mit Fastdocs arbeiten.