In der Lohnbuchhaltung ist die schnelle und fehlerfreie Erfassung der Personalstammdaten entscheidend. Doch welche Lösung spart wirklich Zeit, reduziert Rückfragen und senkt die Fehlerquote?
Der Prozess bei Fastdocs startet ganz einfach – ohne Login.
Der Mandant hat zunächst die Möglichkeit aus verschiedenen Formularen für die jeweilige Anstellungsart zu wählen. Der Nutzer wird durch die leicht verständlichen Felder strukturiert durch das Formular geführt. Die einfache Nutzung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und verbessert deutlich die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant.
Durch eine Schnittstelle ist auch der direkte Import ins DATEV-Rechenzentrum möglich.
Mit DATEV lassen sich Personalstammdaten über ein einheitliches Formular erfassen, das nahtlos in die Lohnabrechnung und weitere DATEV-Module übernommen werden kann – dank der tiefen Integration in das DATEV-Ökosystem ist so eine reibungslose Weiterverarbeitung innerhalb des Systems möglich, was besonders für Kanzleien mit vollständig digitalisierten DATEV-Prozessen von Vorteil ist.
Wir haben Fastdocs Personalstammdaten und DATEV Personal gegenübergestellt und zeigen: Was kann DATEV Personal und für welche Kanzleien eignet sich Fastdocs besser.
Wie intuitiv beginnt der Prozess?
Bei Fastdocs gelangt der Mandant über einen Link ins Mandanten-Portal – ganz ohne Login. Hier kann er sofort mit dem passenden Formular loslegen. Aktuell kann aus 10 verschiedenen Vorlagen ausgewählt werden, damit auch wirklich nur die für den Job relevanten Informationen abgefragt werden. Zudem ist der Kommunikationsprozess drei-geteilt, das heißt der Arbeitgeber, der Arbeitnehmer und die Kanzlei tragen nur die Informationen ein, die auch in ihrem Hoheitsbereich liegen. Das sorgt dafür, dass das Formular überschaubar bleibt und somit schneller ausgefüllt wird. Sobald der Arbeitgeber seine Informationen hinterlegt hat wird die Kanzlei automatisch darüber Informiert, dass ein neuer Mitarbeiter angelegt wurde. Der Arbeitnehmer wird im Anschluss dazu aufgefordert seinen Part auszufüllen.
Sollte der Arbeitnehmer die Mail übersehen und damit seine Daten nicht übermittelt haben, bekommt dieser regelmäßig eine Erinnerungsmail zugeschickt. All das passiert automatisch – ohne jeglichen Kanzleiaufwand.
Bei der Lösung von DATEV muss die Kanzlei zunächst einmalig eine neue mandantengenutzte Beraternummer anlegen, bevor der Mandant sich registrieren kann. Der Mandant erhält daraufhin einen Registrierungsbrief per Post, mit dem er in der App “SmartLogin” von DATEV seinen Zugang freischalten und anschließend den Login in DATEV Unternehmen Online nutzten kann. Parallel dazu muss die Kanzlei dem Mandanten die Rechte freigeben, damit er das Programm “DATEV Personal” nutzen kann.
Sobald dies geschehen ist kann der Mandant seinen neuen Mitarbeiter anlegen.
DATEV bietet einen allgemeinen Fragebogen für alle Beschäftigungsarten an und fragt darin leider nicht alle notwendigen Daten ab. Um den Mitarbeiter zu Informieren wird eine Vorlage zur Verfügung gestellt, die individuell angepasst werden kann. Diese Anpassungen lassen sich jedoch nicht speichern. In dieser Vorlage wird der Arbeitnehmer dazu aufgefordert, seine Personaldaten zu hinterlegen. Das versenden dieser Vorlage und weitere Erinnerungen müssen händisch erfolgen.
Hat der neue Mitarbeiter nun seine Daten hinterlegt müssen diese einmal vom Mandanten in DUO gegengeprüft, übernommen und für die Kanzlei freigeben werden.
Sicherheitsprüfungen sensibler Daten – was wird geprüft?
Um die Richtigkeit der sensiblen Daten zu gewährleisten sind Sicherheitsprüfungen bestimmter Felder unerlässlich.
Deshalb werden gezielt die Felder validiert, bei denen erfahrungsgemäß am häufigsten Eingabefehler gemacht werden.
Doch welche Felder sind das eigentlich – und welches Tool prüft welche Felder?
Hier haben wir einmal die Gegenüberstellung:
| Plausibilitätsprüfungen& Validierungen | Fastdocs Personalstammdaten | DATEV Personal |
|---|---|---|
| Mindestlohn | ✔️ | ✖️ |
| Adress-Validierung | ✔️ | ✖️ |
| Steuer-ID | ✔️ | ✔️ |
| SV-Nummer | ✔️ | ✔️ |
| IBAN | ✔️ | ✔️ |
| Regelaltersgrenze | ✔️ | ✖️ |
Vollständige Informationen – was wird abgefragt?
Damit Ihr für die Lohnabrechnung nicht doch wieder zum Telefon greifen müsst, ist es ebenfalls wichtig, dass auch zusätzliche Informationen direkt mit abgefragt werden.
| zusätzliche Abfragen | Fastdocs Personalstammdaten | DATEV Personal |
|---|---|---|
| vermögenswirksame Leistungen | ✔️ | ✖️ |
| Elterneigenschaft/Kinderdaten | ✔️ | ✔️ |
| Mehrfachbeschäftigungen | ✔️ | ✖️ |
| Vertragsart | ✔️ | ✖️ |
| Befristung | ✔️ | ✖️ |
| letzte gesetzliche Krankenkasse bei privater KV | ✔️ | ✖️ |
Fastdocs fragt neben den Daten für die Lohnabrechnung noch zusätzliche Daten ab, die für die Dokumentation persönlicher Daten eine Rolle spielen.
So wird beispielsweise bei der Abfrage von Mehrfachbeschäftigungen im Minijobber-Formular gleichzeitig auch danach gefragt, ob der Arbeitnehmer in einem weiteren Minijob bereits von der Rentenversicherungspflicht befreit ist oder sich für diesen Minijob befreien lassen möchte. Der Befreiungsantrag wird automatisch per Mail innerhalb der Dokumentation, die Fastdocs vornimmt, an alle Parteien versendet.
Fastdocs gibt innerhalb des Formulars wichtige Hinweise. Gibt der Arbeitnehmer beispielsweise an, dass er neben diesen Minijob bereits einen weiteren ausübt, weisen wir Ihn auch darauf hin, dass er bei einem Gesamtverdienst von über 603 € mit einer Steuer- und Sozialversicherungspflicht aller Minijobs rechnen muss.
DATEV hingegen hält den Fragebogen überschaubar und fragt soweit alle relevanten Daten für die Lohnabrechnung ab. In vielen Fällen können daher bestimmte Daten fehlen, die von dem Sachbearbeiter im Nachhinein eingeholt werden müssen.
Komfort für Mandanten und Mitarbeiter
Zusätzliche Leistungen, die über einen Fragebogen hinaus gehen:
Fastdocs bietet einige zusätzliche Leistungen an, die über den digitalen Personalfragebogen hinausgehen:
- Automatische Erinnerungen an den Arbeitnehmer, damit die Kanzlei nicht mehr wegen der fehlenden Daten nachhaken muss.
- Support ohne Zusatzkosten sowie ein integriertes Hilfecenter für den Mandanten und den Arbeitnehmer.
- Formulare und direkte Ansprache in 14 Sprachen verfügbar.
- Prüfung auf Vollständigkeit
- Automatische Benachrichtigung an den neuen Arbeitnehmer und die Kanzlei.
- Umfassende Hinweistexte
- Erstellung eines Antrags auf die Befreiung v.d. Rentenversicherung, um der Kanzlei einen weiteren Arbeitsschritt zu erleichtern.
- Ermittlung des Beitragsgruppenschlüssels
- Ermittlung des Personengruppenschlüssels
- Dokumentation zum Ablegen für alle drei Parteien
- Individualisierungsmöglichkeiten
- Direkter Import ins DATEV-Rechenzentrum
Diese Zusatzleistungen bietet DATEV an:
- kostenloses DATEV Hilfe-Center mit zahlreichen Hilfe-Dokumenten, Klick-Tutorials und Videos – ideal zur Selbsthilfe.
- kostenpflichtiger Support für individuelle Programm-Fragen oder technische Probleme.
- Formular auf Deutsch und Englisch verfügbar
- Integrierte Hilfe bei einzelnen Feldern wie z.B. die Steuer-ID
- Mail-Vorlage zur händischen Benachrichtigung des Arbeitnehmers
- Direkter Import ins DATEV-Rechenzentrum
- Hoher Komfort durch All-in-one Lösung
Kurze Zusammenfassung
Die Analyse zeigt deutlich: Fastdocs punktet mit einem benutzerfreundlichen, durchdachten und automatisierten Prozess zur Erfassung von Personalstammdaten. Die einfache Bedienung ohne Login, individuell angepasste Formulare, automatische Erinnerungen und umfassende Plausibilitätsprüfungen führen zu einer deutlichen Zeitersparnis und spürbaren Arbeitsentlastung. Fehlerquellen werden so reduziert, Rückfragen minimiert und die Kommunikation deutlich vereinfacht.
DATEV hingegen überzeugt durch die tiefe Integration in das eigene System und bietet dadurch Vorteile bei der Weiterverarbeitung der Daten – insbesondere für Kanzleien, die vollständig im DATEV-Ökosystem arbeiten. Allerdings ist der Erfassungsprozess weniger intuitiv, weniger flexibel und mit einem höheren manuellen Aufwand verbunden, was insbesondere bei der Zeitersparnis und Fehlervermeidung Nachteile mit sich bringt.
Die Empfehlung? Eine Kombination beider Systeme – Fastdocs für die smarte und sichere Datenerfassung, DATEV für die technische Weiterverarbeitung. Das vereint die Stärken beider Lösungen und sorgt für einen durchgehend effizienten Workflow in der Lohnbuchhaltung.