Personalstammdaten

Fastdocs automatisiert die Erfassung von Personalstammdaten in Steuerberatungskanzleien durch einen dreistufigen digitalen Workflow mit direkter DATEV-Integration für die Lohnbuchhaltung.

Schritt 1: Einrichtung und Mitarbeiter-Onboarding

Im ersten Schritt bekommt Deine Steuerberatungskanzlei von uns eine individuelle URL zur Verfügung gestellt. Diese leitest Du dann an Deinen Mandanten weiter, damit er im Unternehmensportal arbeiten kann.

Anschließend kann Dein Mandant dort einen neuen Mitarbeiter anlegen. Sobald er dies getan hat, startet die automatisierte Kommunikation: Drei E-Mails werden verschickt. Die erste geht an Dich, damit Du über die Neuanstellung informiert wirst. Die zweite geht an den Mandanten selbst mit der Bestätigung, dass er seine Aufgabe erledigt hat. Die dritte E-Mail geht an den Arbeitnehmer mit dem entsprechenden Link und der Aufforderung, den digitalen Personalfragebogen auszufüllen.

Schritt 2: Digitale Datenerfassung durch den Arbeitnehmer

Im zweiten Schritt füllt der Arbeitnehmer den digitalen Personalfragebogen aus. Die Mitarbeiterdaten werden dabei direkt an der Quelle erfasst. Der neue Mitarbeiter bekommt zusätzliche Hilfestellung direkt über das Formular oder durch den Fastdocs Support, um eine fehlerfreie Datenerfassung zu gewährleisten.

Schritt 3: DATEV-Import und Abschluss

Im letzten Schritt der Personalstammdatenerfassung bekommst Du an die Kanzlei-E-Mail die Benachrichtigung, dass nun von beiden Parteien die Infos vorliegen. Du kannst dann noch kanzleiseitig wichtige Informationen für die Lohnbuchhaltung ergänzen. Anschließend erhältst Du von uns eine Import-Datei für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Alternativ hast Du die Möglichkeit, die Mitarbeiterdaten über den DATEV Lohnimportdatenservice (LIDS) mit nur einem Klick direkt an das DATEV Rechenzentrum zu übertragen.

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung

Das Beste daran: Der gesamte Prozess der Personalstammdatenerfassung läuft automatisiert ab. Die Daten werden dort abgefragt, wo sie herkommen, sodass von Beginn an ein klarer Kommunikationsablauf sichergestellt ist. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und sorgt für fehlerfreie Daten in Deiner Lohnabrechnung.

In dem unten stehenden Video erläutern wir Dir den gesamten Vorgang der digitalen Personalstammdatenerfassung. Zudem kannst Du das Video nutzen, um unser Produkt bei Deiner nächsten kanzleiinternen Teambesprechung vorzustellen, da wir hier einen Gesamteinblick geben, wie Fastdocs in der Praxis für Steuerberatungskanzleien funktioniert.

Fastdocs bietet Dir vollständige Import-Dateien für beide DATEV-Programme in der Lohnbuchhaltung. Die Verfügbarkeit der DATEV-Schnittstelle hängt von Deinem gewählten Paket ab.

DATEV-Import im Lite Paket

Im Lite Paket erhältst Du eine Import-Datei entweder für DATEV LODAS oder für DATEV Lohn und Gehalt. Du kannst beim Einrichten Deiner Steuerberatungskanzlei festlegen, welches DATEV-Programm Du für die Lohnbuchhaltung verwendest. Die Personalstammdaten werden dann automatisch im passenden Format für Dein gewähltes System bereitgestellt.

DATEV-Import im BASIC und PRO Paket

Wenn Du Dich für ein BASIC oder PRO Paket entscheidest, erhältst Du maximale Flexibilität bei der Personalverwaltung. In diesen Paketen stehen Dir Import-Dateien für beide DATEV-Programme zur Verfügung. Du kannst für jeden Mandanten individuell auswählen, ob Du DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt verwendest. Das ist besonders praktisch, wenn Deine Kanzlei mit verschiedenen DATEV-Systemen arbeitet oder Du die Lohnbuchhaltung für unterschiedliche Mandanten mit verschiedenen Programmen durchführst.

Der DATEV-Import-Prozess

Sobald alle Personalstammdaten vollständig erfasst sind, generiert Fastdocs automatisch eine Import-Datei im korrekten DATEV-Format. Diese kannst Du direkt in LODAS oder Lohn & Gehalt importieren. Alle relevanten Mitarbeiterdaten wie Stammdaten, Sozialversicherungsinformationen, Steuer-IDs und Bankverbindungen sind bereits korrekt formatiert und validiert. Das erspart Dir manuelle Dateneingabe und reduziert Fehlerquellen in der Lohnbuchhaltung erheblich.

Alternative: DATEV Lohnimportdatenservice (LIDS)

Zusätzlich zur klassischen Import-Datei unterstützt Fastdocs in allen Paketen auch den modernen DATEV Lohnimportdatenservice. Mit LIDS kannst Du die erfassten Personalstammdaten mit nur einem Klick direkt an das DATEV Rechenzentrum übertragen – ganz ohne manuelle Datei-Downloads und Uploads. Diese DATEV-Integration spart zusätzlich Zeit und macht die digitale Personalstammdatenerfassung noch effizienter für Deine Steuerberatungskanzlei.

Fastdocs ermöglicht Dir die Hinterlegung mehrerer Sachbearbeiter mit individuellen E-Mail-Adressen in Deiner Steuerberatungskanzlei. Die Anzahl der verfügbaren Benutzerkonten hängt von Deinem gewählten Paket ab und passt sich flexibel an die Größe Deines Kanzlei-Teams an.

Sachbearbeiter-Verwaltung im Lite Paket

Im Lite Paket kannst Du bis zu 5 Sachbearbeiter mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen hinterlegen. Diese Benutzerverwaltung ist ideal für kleinere Steuerberatungskanzleien oder spezialisierte Teams, die einen effizienten Einstieg in die digitale Personalstammdatenerfassung suchen. Jeder Kanzleimitarbeiter erhält dabei eigene Zugangsdaten und kann individuell Benachrichtigungen zu seinen Mandanten erhalten.

Sachbearbeiter-Verwaltung im BASIC Paket

Das BASIC Paket bietet Platz für bis zu 10 Sachbearbeiter in Deiner Kanzlei. Diese erweiterte Teamverwaltung eignet sich hervorragend für mittelgroße Steuerberatungskanzleien mit mehreren Abteilungen oder Standorten. Durch die höhere Anzahl an Benutzerkonten können mehr Kanzleimitarbeiter parallel an der Personalverwaltung arbeiten und jeweils ihre eigenen Mandanten betreuen.

Sachbearbeiter-Verwaltung im PRO Paket

Im PRO Paket kannst Du eine unbegrenzte Anzahl an Sachbearbeitern hinterlegen. Diese maximale Flexibilität macht das Paket zur perfekten Lösung für große Steuerberatungskanzleien mit vielen Mitarbeitern, Niederlassungen oder komplexen Organisationsstrukturen. Egal wie stark Dein Team wächst, wir wachsen mit.

Die Vorteile der Multi-User-Verwaltung in der Kanzlei

Das Hinterlegen mehrerer Sachbearbeiter bringt erhebliche Vorteile für die Teamarbeit und Effizienz in Deiner Steuerberatungskanzlei. Jeder Kanzleimitarbeiter kann seine eigene E-Mail-Adresse hinterlegen und erhält automatische Benachrichtigungen nur zu den Mandanten und Mitarbeiter-Onboarding-Prozessen, für die er zuständig ist. Das reduziert E-Mail-Chaos und sorgt dafür, dass jeder Sachbearbeiter genau die Informationen bekommt, die für seine Arbeit relevant sind.

Klare Zuständigkeiten und effizienter Workflow

Durch die Zuweisung einzelner Sachbearbeiter zu bestimmten Mandanten entstehen klare Verantwortlichkeiten in der Personalverwaltung. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit im Team, beschleunigt die Bearbeitung von Neuanstellungen und sorgt für einen reibungslosen Workflow in der Lohnbuchhaltung. Wenn ein Sachbearbeiter im Urlaub oder krank ist, können Kollegen problemlos auf die laufenden Prozesse zugreifen und die Arbeit nahtlos fortsetzen.

Zentrale Übersicht trotz verteilter Zuständigkeiten

Obwohl jeder Sachbearbeiter seine eigenen Zuständigkeiten hat, behalten alle die Übersicht. In der Steuerzentrale können autorisierte Nutzer jederzeit den Status aller laufenden Personalstammdatenerfassungen einsehen, unabhängig davon, welchem Sachbearbeiter sie zugeordnet sind. Das schafft Transparenz und ermöglicht eine effiziente Teamkoordination in Deiner Steuerberatungskanzlei.

Fastdocs unterstützt Deine Steuerberatungskanzlei mit umfangreichen Onboarding-Materialien, damit Du Deine Mandanten erfolgreich von der digitalen Personalstammdatenerfassung überzeugen und bei der Umstellung begleiten kannst. Wir wissen, dass die Einführung neuer digitaler Prozesse in der Zusammenarbeit mit Mandanten eine Herausforderung sein kann. Deshalb stellen wir Dir professionelle Kommunikationsvorlagen und Schulungsmaterialien zur Verfügung.

Automatischer Versand der Onboarding-Materialien

Ein paar Tage nachdem Deine Testphase bei Fastdocs gestartet ist, erhältst Du automatisch eine Onboarding-E-Mail von uns. Diese enthält alle wichtigen Materialien, die Du benötigst, um Deine Mandanten professionell über die neue digitale Lösung für die Personalstammdatenerfassung zu informieren. Du musst nichts zusammensuchen oder selbst erstellen – wir liefern Dir alles fertig aufbereitet.

Musteranschreiben für die Mandantenkommunikation

In den Onboarding-Materialien findest Du ein professionell formuliertes Musteranschreiben, das Du direkt an Deine Mandanten versenden kannst. Dieses Anschreiben erklärt die Vorteile der digitalen Personalverwaltung aus Sicht des Mandanten und beschreibt den Ablauf verständlich und nachvollziehbar. Du kannst das Musteranschreiben bei Bedarf individuell anpassen und mit Deinem Kanzlei-Logo versehen. So sparst Du Zeit bei der Mandantenansprache und stellst gleichzeitig sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.

Video-Tutorials für Mandanten

Wir wissen, dass visuelle Anleitungen oft besser funktionieren als reiner Text. Deshalb bekommst Du Links zu unseren YouTube-Videos, die den gesamten Fastdocs-Prozess aus Sicht des Arbeitgebers zeigen. Diese Videos kannst Du direkt an Deine Mandanten weitergeben. Sie sehen darin genau, wie sie im Unternehmensportal neue Mitarbeiter anlegen und wie der weitere Ablauf der digitalen Personalerfassung funktioniert. Das reduziert Rückfragen erheblich und gibt Deinen Mandanten die Sicherheit, alles richtig zu machen.

Persönlicher Support bei der Mandanteneinführung

Falls Du darüber hinaus Unterstützung bei der Einführung von Fastdocs in Deiner Kanzlei oder bei einzelnen Mandanten benötigst, steht Dir unser Support-Team jederzeit zur Verfügung. Wir können gemeinsam besprechen, wie Du die Umstellung auf die digitale Personalstammdatenerfassung in Deiner Mandantenstruktur am besten kommunizierst. Unser Team verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Einführung digitaler Prozesse in Steuerberatungskanzleien und kennt die typischen Herausforderungen und Einwände von Mandanten. So wird die Einführung der digitalen Personalverwaltung zum Erfolg für Deine gesamte Kanzlei.

Die Du-Ansprache in den digitalen Personalfragebögen von Fastdocs ist eine bewusste Entscheidung, um die Mitarbeiter-Erfahrung bei der Personalstammdatenerfassung zu verbessern. Wir wissen, dass nicht jeder neue Arbeitnehmer gerne Formulare ausfüllt, auch wenn dies die Voraussetzung für die Auszahlung des Gehalts ist. Die persönliche Ansprache hilft dabei, die psychologische Hürde zu senken und die Ausfüllquote zu erhöhen.

Die psychologischen Vorteile der Du-Ansprache

Eine Ansprache in der Du-Form erzeugt eine gewisse Nähe und Vertrautheit. Diese informelle Kommunikation signalisiert Offenheit und Ehrlichkeit, was unbewusst Vertrauen aufbaut. Arbeitnehmer empfinden die digitale Datenerfassung dadurch als weniger bürokratisch und einschüchternd. Das führt zu einer entspannteren Atmosphäre beim Ausfüllen der Personalstammdaten und reduziert die Abbruchquote erheblich.

Höhere Abschlussrate bei der Personalstammdatenerfassung

Studien zur User Experience zeigen, dass die Du-Ansprache in digitalen Formularen die Completion Rate deutlich erhöht. Arbeitnehmer, die sich direkt und persönlich angesprochen fühlen, nehmen sich eher die Zeit, alle Felder vollständig auszufüllen. Das ist besonders wichtig für Steuerberatungskanzleien, die auf vollständige und korrekte Mitarbeiterdaten für die Lohnbuchhaltung angewiesen sind. Durch die persönliche Ansprache sinkt die Anzahl unvollständiger Datensätze, was den Nachbearbeitungsaufwand in Deiner Kanzlei reduziert.

Moderne Kommunikation für jüngere Zielgruppen

Besonders jüngere Arbeitnehmer sind aus dem digitalen Alltag an die Du-Form gewöhnt. Viele erfolgreiche digitale Plattformen und Apps nutzen die persönliche Ansprache als Standard. Durch die Verwendung der Du-Form im Personalfragebogen spricht Fastdocs diese Zielgruppe in ihrer gewohnten Kommunikationsweise an. Das erleichtert die Akzeptanz der digitalen Personalstammdatenerfassung und positioniert die Steuerberatungskanzlei als modernen, mitarbeiterorientierten Dienstleister.

Flexibilität für formelle Kommunikation

Wir verstehen jedoch, dass nicht jede Steuerberatungskanzlei und nicht jeder Mandant die informelle Du-Ansprache bevorzugt. Deshalb bietet Fastdocs ab dem BASIC und PRO Paket die Möglichkeit, auf die formelle Sie-Ansprache umzustellen. Diese Flexibilität ermöglicht es Dir, die Kommunikation im digitalen Personalfragebogen an die Unternehmenskultur Deiner Mandanten anzupassen. So kannst Du für traditionellere Unternehmen oder bestimmte Branchen die förmliche Ansprache wählen, während Du für moderne Start-ups oder junge Teams bei der Du-Form bleibst.

Individuelle Anpassung an die Mandantenstruktur

Die Wahlmöglichkeit zwischen Du und Sie gibt Dir als Steuerberatungskanzlei die Kontrolle über die Tonalität in der Personalverwaltung. Du kannst für jeden Mandanten individuell entscheiden, welche Ansprache am besten passt. Diese Personalisierung zeigt Deinen Mandanten, dass Du ihre spezifischen Anforderungen verstehst und die digitale Personalstammdatenerfassung entsprechend anpassen kannst. Das stärkt die Mandantenbeziehung und unterstreicht Deine Kompetenz als moderner Dienstleister in der Lohnbuchhaltung.

Fastdocs legt höchsten Wert auf Datenschutz und Datensicherheit bei der digitalen Personalstammdatenerfassung. Die Speicherdauer von Mitarbeiterdaten ist klar geregelt und entspricht den strengen Anforderungen der DSGVO. Wir unterscheiden dabei zwischen unvollständigen und vollständig ausgefüllten Personalfragebögen, um einen optimalen Datenschutz für Deine Steuerberatungskanzlei und die Arbeitnehmer Deiner Mandanten zu gewährleisten.

Speicherdauer für unvollständige Personalfragebögen

Wenn ein neuer Mitarbeiter den digitalen Personalfragebogen begonnen, aber nicht vollständig ausgefüllt hat, bleiben diese unvollständigen Daten maximal 30 Tage in unserem System gespeichert. Diese Frist gibt dem Arbeitnehmer ausreichend Zeit, die Personalstammdatenerfassung in Ruhe abzuschließen, ohne unter Zeitdruck zu stehen. Nach Ablauf der 30 Tage werden die unvollständigen Formulardaten automatisch und unwiderruflich aus unserem System gelöscht. Diese automatische Löschung erfolgt vollständig DSGVO-konform und stellt sicher, dass keine unnötigen personenbezogenen Daten länger als erforderlich in der Cloud gespeichert werden.

Speicherdauer für vollständige Personalfragebögen

Bei fertigen und vollständig ausgefüllten Personalfragebögen halten wir die Personalstammdaten 14 Tage in unserem System vor. Diese Aufbewahrungsfrist ermöglicht es Deiner Steuerberatungskanzlei, die Mitarbeiterdaten in Ruhe zu überprüfen, kanzleiseitige Informationen zu ergänzen und den DATEV-Import durchzuführen. Die 14-Tage-Frist bietet ausreichend Zeit für die Lohnbuchhaltung, um alle notwendigen Schritte zu erledigen, ohne dass Zeitdruck entsteht. Nach Ablauf dieser 14 Tage werden auch diese vollständigen Personalstammdaten automatisch und dauerhaft aus unserem System gelöscht.

Automatische und sichere Datenlöschung

Die Löschung aller Personalstammdaten erfolgt bei Fastdocs vollautomatisch. Du musst als Steuerberatungskanzlei keine manuellen Löschvorgänge anstoßen oder überwachen. Unser System prüft täglich, welche Datensätze die jeweilige Aufbewahrungsfrist erreicht haben, und löscht diese vollständig und unwiderruflich. Dieser automatisierte Prozess garantiert, dass keine Mitarbeiterdaten versehentlich länger als vorgesehen gespeichert bleiben. Die Löschung umfasst dabei nicht nur die sichtbaren Formulardaten, sondern auch alle Metadaten und Backup-Kopien, um höchste Datenschutzstandards zu erfüllen.

DSGVO-konforme Datenspeicherung in der Cloud

Alle Personalstammdaten werden während der Speicherdauer verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Fastdocs erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und unterliegt strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die kurzen Aufbewahrungsfristen minimieren das Risiko von Datenschutzverletzungen und entsprechen dem Grundsatz der Datensparsamkeit. Für Deine Steuerberatungskanzlei bedeutet das: Du kannst Fastdocs bedenkenlos für die digitale Personalverwaltung nutzen, ohne datenschutzrechtliche Bedenken haben zu müssen.

Fastdocs verfügt über ein automatisches Erinnerungssystem, das sicherstellt, dass neue Mitarbeiter ihre Personalstammdaten vollständig hinterlegen. Wir wissen, dass es vorkommen kann, dass Arbeitnehmer den digitalen Personalfragebogen nicht immer sofort vollständig ausfüllen. Deshalb haben wir automatische und manuelle Erinnerungsfunktionen integriert, die Deine Steuerberatungskanzlei bei der Vervollständigung der Mitarbeiterdaten unterstützen und die pünktliche Lohnabrechnung sicherstellen. Aber keine Sorge: Selbst wenn der Arbeitnehmer den Personalfragebogen nicht direkt ausfüllt, werden seine Ergebnisse zwischengespeichert und er kann genau dort weitermachen, wo er aufgehört hat.

Automatische wöchentliche Erinnerungen

Fastdocs versendet automatisch jede Woche eine Erinnerungs-E-Mail an neue Arbeitnehmer, die ihren digitalen Personalfragebogen noch nicht vollständig ausgefüllt haben. Diese automatischen Erinnerungen stellen sicher, dass die Personalstammdatenerfassung nicht in Vergessenheit gerät. Die E-Mail erklärt dem Arbeitnehmer freundlich und verständlich, dass die vollständige Erfassung seiner Mitarbeiterdaten notwendig ist, um eine Lohnabrechnung zu erhalten. Der direkte Link zum Personalfragebogen ist in der Erinnerungs-E-Mail enthalten, sodass der Arbeitnehmer sofort mit einem Klick zur digitalen Datenerfassung zurückkehren kann.

Der Inhalt der automatischen Erinnerungs-E-Mails

Die wöchentlichen Erinnerungs-E-Mails sind professionell formuliert und motivieren den neuen Mitarbeiter zur Vervollständigung der Personalstammdaten. Sie enthalten eine klare Erklärung, warum die vollständige Datenerfassung wichtig ist: Ohne vollständige Personalstammdaten kann keine Lohnabrechnung erstellt werden, was die Gehaltszahlung verzögern würde. Die E-Mails enthalten außerdem Informationen zur verbleibenden Frist und eine Kontaktmöglichkeit zum Fastdocs Support, falls der Arbeitnehmer Hilfe beim Ausfüllen des digitalen Personalfragebogens benötigt.

Manuelle Erinnerungen über die Steuerzentrale

Zusätzlich zu den automatischen wöchentlichen E-Mails könnt Ihr in der Steuerberatungskanzlei jederzeit manuell eine Erinnerungsmail über das Fastdocs Steuerzentrale anstoßen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn die Lohnabrechnung dringend ist oder wenn ein bestimmter Arbeitnehmer bereits mehrfach automatisch erinnert wurde, aber seine Personalstammdaten immer noch nicht vervollständigt hat. Die manuelle Erinnerung funktioniert mit nur einem Klick und kann beliebig oft wiederholt werden.

Transparente Übersicht in der Steuerzentrale

In der Steuerzentrale von Fastdocs seht Ihr jederzeit auf einen Blick, welche neuen Mitarbeiter ihren Personalfragebogen noch nicht vollständig ausgefüllt haben. Die Übersicht zeigt Dir den aktuellen Status jeder Personalstammdatenerfassung, das Datum der letzten Erinnerungs-E-Mail und die verbleibende Frist bis zur automatischen Löschung unvollständiger Daten. Diese Transparenz ermöglicht es Deiner Steuerberatungskanzlei, proaktiv einzugreifen und bei Bedarf den Mandanten oder direkt den Arbeitnehmer zu kontaktieren, wenn die Personalstammdatenerfassung nicht voranschreitet.

Vermeidung verzögerter Lohnabrechnungen

Das Erinnerungssystem von Fastdocs ist darauf ausgelegt, Verzögerungen bei der Lohnabrechnung zu vermeiden. Durch die regelmäßigen automatischen E-Mails und die Möglichkeit manueller Erinnerungen wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter zeitnah alle notwendigen Mitarbeiterdaten für die Lohnbuchhaltung bereitstellen. Das reduziert Stress in Deiner Steuerberatungskanzlei, verhindert Beschwerden von Arbeitnehmern über verspätete Gehaltszahlungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf in der digitalen Personalverwaltung. Die Kombination aus Automatisierung und manuellen Eingriffsmöglichkeiten gibt Dir die volle Kontrolle über den Prozess der Personalstammdatenerfassung.

Ja, Fastdocs bietet die digitalen Personalfragebögen in unterschiedlichen Sprachen an. Diese Mehrsprachigkeit ist besonders wichtig für Steuerberatungskanzleien, deren Mandanten Mitarbeiter mit unterschiedlichen Muttersprachen beschäftigen. Die mehrsprachigen Personalfragebögen ermöglichen es ausländischen Arbeitnehmern, ihre Personalstammdaten in ihrer eigenen Sprache zu erfassen, was Missverständnisse reduziert und die Datenqualität deutlich verbessert.

Verfügbarkeit mehrsprachiger Personalfragebögen

Die mehrsprachigen Personalfragebögen stehen ab dem BASIC und PRO Paket zur Verfügung. Im Lite Paket sind die digitalen Personalfragebögen ausschließlich auf Deutsch verfügbar. Wenn Deine Steuerberatungskanzlei jedoch Mandanten mit internationalen Mitarbeitern betreut, bietet das BASIC oder PRO Paket die notwendige Flexibilität für die mehrsprachige Personalstammdatenerfassung. Die Sprachauswahl erfolgt dabei automatisch oder kann manuell durch den Arbeitnehmer eingestellt werden.

Vorteile mehrsprachiger Personalfragebögen für Deine Kanzlei

Die Verfügbarkeit mehrsprachiger Personalfragebögen bringt erhebliche Vorteile für Steuerberatungskanzleien und deren Mandanten. Internationale Arbeitnehmer verstehen die Fragen besser, wenn sie in ihrer Muttersprache formuliert sind. Das führt zu weniger Fehlern bei der Personalstammdatenerfassung und reduziert den Nachbearbeitungsaufwand in Deiner Kanzlei erheblich. Zudem fühlen sich ausländische Mitarbeiter wertgeschätzt, wenn sie den digitalen Personalfragebogen in ihrer eigenen Sprache ausfüllen können, was die Mitarbeiterzufriedenheit und die Employer Brand des Mandanten stärkt.

Anwendungsfälle für mehrsprachige Personalstammdatenerfassung

Mehrsprachige Personalfragebögen sind besonders wertvoll für Mandanten in internationalen Branchen wie Gastronomie, Hotellerie, Pflege, Logistik oder IT, wo häufig Arbeitnehmer aus verschiedenen Ländern beschäftigt werden. Wenn ein neuer Mitarbeiter beispielsweise aus Polen, der Türkei oder Spanien kommt und kein oder nur wenig Deutsch spricht, kann er den Personalfragebogen in seiner Muttersprache ausfüllen. Das reduziert Sprachbarrieren und sorgt dafür, dass die Personalstammdaten für die Lohnbuchhaltung vollständig und korrekt erfasst werden.

Verfügbare Sprachen und kontinuierliche Erweiterung

Fastdocs erweitert kontinuierlich das Angebot an verfügbaren Sprachen für die digitale Personalstammdatenerfassung. Welche Sprachen aktuell verfügbar sind, kannst Du auf unserer Preisseite einsehen. Das Sprachportfolio wird regelmäßig an die Bedürfnisse unserer Steuerberatungskanzleien und deren Mandanten angepasst. Bei spezifischen Sprachwünschen kannst Du Dich jederzeit an unser Support-Team wenden.

Automatische Spracherkennung und manuelle Auswahl

Die digitalen Personalfragebögen von Fastdocs erkennen automatisch die Browsersprache des neuen Mitarbeiters und zeigen den Fragebogen in der passenden Sprache an, sofern diese verfügbar ist. Alternativ kann der Arbeitnehmer beim Öffnen des Personalfragebogens manuell seine bevorzugte Sprache auswählen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass jeder Arbeitnehmer die Personalstammdatenerfassung in der für ihn verständlichsten Sprache durchführen kann. Für Deine Steuerberatungskanzlei bedeutet das weniger Rückfragen und eine höhere Qualität der erfassten Mitarbeiterdaten.

Einheitliche Datenqualität über alle Sprachen hinweg

Alle Sprachversionen der digitalen Personalfragebögen sind inhaltlich identisch und erfassen dieselben Personalstammdaten. Die Übersetzungen sind professionell erstellt und geprüft, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen für die Lohnbuchhaltung korrekt erfasst werden. Egal in welcher Sprache der Arbeitnehmer den Personalfragebogen ausfüllt, die Daten werden in einem einheitlichen Format an Deine Steuerberatungskanzlei übermittelt und können problemlos in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt importiert werden. Die Mehrsprachigkeit betrifft nur die Benutzeroberfläche für den Arbeitnehmer, während die Datenstruktur für die Lohnbuchhaltung standardisiert bleibt.

Fastdocs ist für die gängigsten modernen Webbrowser optimiert, um eine reibungslose digitale Personalstammdatenerfassung zu gewährleisten. Die Browser-Kompatibilität ist entscheidend dafür, dass sowohl Deine Steuerberatungskanzlei als auch die Arbeitnehmer Deiner Mandanten und Deine Mandanten selbst Fastdocs problemlos nutzen können. Wir testen und optimieren unsere digitalen Personalfragebögen kontinuierlich für die am häufigsten verwendeten Browser, um maximale Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen.

Unterstützte moderne Browser für Fastdocs

Fastdocs funktioniert optimal mit allen gängigen modernen Browsern. Dazu gehören Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari und Opera. Dabei garantieren wir, dass die letzten beiden Generationen der Brwoser unterstützt werden. Sowohl die Desktop-Versionen als auch die mobilen Versionen dieser Browser werden vollständig unterstützt. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer die Personalfragebögen sowohl am Computer als auch auf Smartphones oder Tablets ausfüllen können, je nachdem welches Gerät ihnen zur Verfügung steht.

Warum Internet Explorer nicht unterstützt wird

Den Internet Explorer haben wir aus Gründen der Sicherheit bewusst ausgeschlossen. Microsoft selbst unterstützt den Internet Explorer nicht mehr und stellt keine Sicherheitsupdates mehr bereit. Die Verwendung veralteter Browser stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, insbesondere bei der Übertragung sensibler Personalstammdaten für die Lohnbuchhaltung. Moderne Browser bieten deutlich bessere Verschlüsselung, Sicherheitsfunktionen und Kompatibilität mit aktuellen Web-Technologien. Für Steuerberatungskanzleien und deren Mandanten ist es daher wichtig, auf aktuelle Browser-Versionen zu setzen, um die Datensicherheit bei der digitalen Personalverwaltung zu gewährleisten.

Empfohlene Browser-Versionen für optimale Performance

Für die beste Performance und höchste Sicherheit empfehlen wir, immer die aktuellste Version Deines bevorzugten Browsers zu verwenden. Moderne Browser aktualisieren sich in der Regel automatisch, sodass Du und Deine Mandanten stets mit der neuesten und sichersten Version arbeiten. Chrome, Firefox, Edge und Safari erhalten regelmäßige Updates, die nicht nur Sicherheitslücken schließen, sondern auch die Leistung und Kompatibilität mit Webanwendungen wie Fastdocs verbessern.

Mobile Browser-Unterstützung für flexible Datenerfassung

Ein besonderer Vorteil von Fastdocs ist die vollständige Optimierung für mobile Browser. Viele Arbeitnehmer bevorzugen es, den digitalen Personalfragebogen auf ihrem Smartphone auszufüllen, da sie dort schnell auf ihre persönlichen Dokumente und Daten zugreifen können. Die mobilen Versionen von Chrome, Safari und Firefox bieten die gleiche Funktionalität wie ihre Desktop-Pendants. Die responsive Gestaltung der Personalfragebögen passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an und sorgt für eine optimale Darstellung auf allen Geräten. Das erhöht die Ausfüllrate erheblich, da Arbeitnehmer jederzeit und von überall auf den Personalfragebogen zugreifen können.

Fastdocs nutzt intelligente Validierungs- und Plausibilisierungsprozesse, um die Qualität der Personalstammdaten in Echtzeit zu überprüfen. Fehlende oder falsche Angaben sind eines der größten Probleme in der traditionellen Erfassung von Personalstammdaten in Steuerberatungskanzleien. Mithilfe modernster Technologie werden alle Eingaben bereits während des Ausfüllens auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft. Das verhindert Fehler von Anfang an und sorgt dafür, dass Deine Kanzlei ausschließlich vollständige und fehlerfreie Mitarbeiterdaten für die Lohnbuchhaltung erhält.

Automatische Echtzeit-Validierung von Personalstammdaten

Während der neue Mitarbeiter den digitalen Personalfragebogen ausfüllt, prüft Fastdocs jeden Eintrag sofort auf Gültigkeit. Steuer-IDs werden automatisch auf das korrekte Format und die richtige Länge überprüft. Sozialversicherungsnummern werden gegen definierte Muster validiert. IBANs werden auf Plausibilität geprüft und E-Mail-Adressen müssen dem korrekten Format entsprechen. Diese automatische Echtzeit-Validierung erfolgt unmittelbar nach der Eingabe, sodass der Arbeitnehmer sofortiges Feedback erhält, wenn eine Eingabe nicht korrekt ist. Das ist deutlich effizienter als bei Papierformularen, wo Fehler erst in Deiner Steuerberatungskanzlei entdeckt werden und dann zeitaufwendige Rückfragen notwendig sind.

Intelligente Plausibilitätsprüfungen für widersprüchliche Angaben

Neben der technischen Validierung einzelner Felder führt Fastdocs auch intelligente Plausibilitätsprüfungen durch, die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Angaben überprüfen. Wenn beispielsweise Angaben zur Staatsangehörigkeit nicht mit den Angaben zur Sozialversicherungsnummer übereinstimmen, wird der Arbeitnehmer zur Überprüfung aufgefordert. Diese intelligenten Plausibilitätsprüfungen erkennen widersprüchliche oder ungewöhnliche Eingabemuster und verhindern, dass fehlerhafte Personalstammdaten in die Lohnbuchhaltung gelangen. Für Deine Steuerberatungskanzlei bedeutet das erheblich weniger Nachbearbeitungsaufwand und eine deutlich höhere Datenqualität.

Pflichtfelder und vollständige Datenerfassung

Fastdocs stellt sicher, dass alle für die Lohnabrechnung erforderlichen Felder ausgefüllt werden, bevor der Personalfragebogen abgeschlossen werden kann. Pflichtfelder sind klar gekennzeichnet, und das System verhindert das Absenden unvollständiger Formulare. Das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber Papierformularen oder einfachen PDF-Dokumenten, bei denen Arbeitnehmer häufig Felder übersehen oder auslassen. Die intelligente Formularlogik zeigt nur die Felder an, die für den jeweiligen Beschäftigungstyp relevant sind, reduziert dadurch die Komplexität und sorgt gleichzeitig dafür, dass alle notwendigen Mitarbeiterdaten erfasst werden. Deine Steuerberatungskanzlei erhält ausschließlich vollständige Datensätze, die direkt in DATEV importiert werden können.

Kontextbezogene Hilfetexte und Fehlerprävention

Viele Eingabefehler entstehen durch Missverständnisse oder Unklarheiten über das gewünschte Format. Fastdocs begegnet diesem Problem mit kontextbezogenen Hilfetexten, die direkt bei den Eingabefeldern angezeigt werden. Komplexe rechtliche Begriffe werden in verständlicher Sprache erklärt. Bei kritischen Feldern werden Beispiele angezeigt, die dem Arbeitnehmer verdeutlichen, welche Art von Information erwartet wird. Diese präventive Unterstützung reduziert Fehler bereits im Ansatz, bevor sie überhaupt gemacht werden können. Das Ergebnis sind deutlich weniger fehlerhafte Angaben und eine höhere Zufriedenheit sowohl bei den Arbeitnehmern als auch in Deiner Steuerberatungskanzlei.

Drastische Reduzierung von Rückfragen und Nacharbeit

Die Kombination aus automatischer Validierung, Plausibilitätsprüfungen und Vollständigkeitskontrolle führt zu einer drastischen Reduzierung von Rückfragen und Nacharbeit in Deiner Steuerberatungskanzlei. Während bei der traditionellen papierbasierten Personalstammdatenerfassung häufig mehrere Korrekturschleifen notwendig sind, liefert Fastdocs direkt beim ersten Durchlauf fehlerfreie und vollständige Mitarbeiterdaten. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Frustration bei allen Beteiligten. Die Kanzleimitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt fehlende Angaben nachzuforschen oder fehlerhafte Daten zu korrigieren. Die Lohnabrechnung kann schneller und reibungsloser erfolgen, was die Gesamteffizienz erheblich verbessert.

Fastdocs reduziert den Zeitaufwand bei der Personalstammdatenerfassung in Steuerberatungskanzleien erheblich durch Automatisierung, strukturierte digitale Abläufe und intelligente Erinnerungsfunktionen. Die größten Zeitfresser in der traditionellen Stammdatenerfassung – Papierstapel, wiederholtes Nachhaken beim Mandanten und chaotische Kommunikation – gehören mit Fastdocs der Vergangenheit an.

Automatische Datenabfrage direkt an der Quelle

Der wichtigste Zeitgewinn entsteht durch die automatische Abfrage von Personalstammdaten direkt bei den betreffenden Personen. Anstatt dass Deine Steuerberatungskanzlei beim Mandanten nachfragen muss, der dann wiederum beim Arbeitnehmer nachfragen muss, der dann die Daten per E-Mail oder auf Papier zurückschickt, läuft der gesamte Prozess automatisiert ab. Sobald der Mandant im Unternehmensportal einen neuen Mitarbeiter anlegt, erhält dieser automatisch den Link zum digitalen Personalfragebogen. Die Mitarbeiterdaten werden dort erfasst, wo sie herkommen – ohne Umwege, ohne Medienbrüche, ohne manuelle Zwischenschritte. Diese Automatisierung spart Deiner Kanzlei mindestens 25 min. pro Neuanstellung, die zuvor für Telefonate, E-Mails und das Zusammensuchen von Informationen aufgewendet werden mussten.

Intelligente Erinnerungsfunktionen reduzieren Nachfass-Aufwand

Einer der größten Zeitfresser in der traditionellen Personalstammdatenerfassung ist das ständige Nachhaken bei Mandanten oder Arbeitnehmern, die ihre Daten noch nicht vollständig übermittelt haben. Fastdocs übernimmt diese lästige Aufgabe vollständig durch automatische wöchentliche Erinnerungen an neue Mitarbeiter. Deine Steuerberatungskanzlei muss nicht mehr manuell nachfassen, E-Mails schreiben oder telefonieren, um fehlende Personalstammdaten einzufordern. Das System erinnert automatisch und dokumentiert jede Erinnerung in der Steuerzentrale. Sollte doch einmal ein manuelles Eingreifen notwendig sein, kannst Du mit einem Klick eine zusätzliche Erinnerung versenden – ohne mühsames Formulieren von E-Mails oder Suchen nach Kontaktdaten. Diese intelligente Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und sorgt dafür, dass Du Dich auf wertschöpfende Tätigkeiten in der Lohnbuchhaltung konzentrieren kannst.

Strukturierte digitale Abläufe statt Papierchaos

Endlose Papierstapel mit handschriftlich ausgefüllten Personalfragebögen, unleserliche Notizen und fehlende Seiten gehören zu den größten Zeitfressern in Steuerberatungskanzleien. Die Suche nach einem bestimmten Dokument in Papierakten kann mehrere Minuten dauern. Das manuelle Übertragen handschriftlicher Angaben in DATEV ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit Fastdocs werden alle Personalstammdaten digital und strukturiert erfasst, sodass die Daten bereits im richtigen Format für den DATEV-Import vorliegen.

Klare Kommunikationsstrukturen reduzieren E-Mail-Flut

Bei der traditionellen Personalstammdatenerfassung entsteht häufig ein unübersichtliches Kommunikationschaos: E-Mails mit Anhängen von Mandanten, Rückfragen zu fehlenden Dokumenten, Telefonate zu unklaren Angaben, mehrere E-Mails zu demselben Vorgang. Fastdocs schafft klare Kommunikationsstrukturen, die dieses Chaos beseitigen. Jeder Beteiligte erhält automatisch die für ihn relevanten Informationen zur richtigen Zeit. Die Steuerzentrale zeigt auf einen Blick den Status jeder Personalstammdatenerfassung. Alle Informationen zu einem Vorgang sind zentral an einem Ort verfügbar. Du musst nicht mehr in Deinem E-Mail-Postfach nach einzelnen Dokumenten suchen oder Telefonate dokumentieren. Diese transparente und strukturierte Kommunikation spart erheblich Zeit und reduziert Stress im Kanzleialltag.

Messbare Zeitersparnis in der Gesamtbilanz

Steuerberatungskanzleien, die Fastdocs nutzen, berichten von einer Zeitersparnis von 70-80% pro Neuanstellung im Vergleich zur traditionellen papierbasierten Personalstammdatenerfassung. Was früher 30 Minuten reiner Bearbeitungszeit in der Kanzlei erforderte (ohne die Wartezeiten auf Rückmeldungen), reduziert sich mit Fastdocs auf max. 5 Minuten. Bei größeren Kanzleien mit vielen Neuanstellungen pro Monat entspricht das einer Zeitersparnis von mehreren Arbeitstagen pro Jahr. Diese gewonnene Zeit kann für strategische Beratung, Mandantenakquise oder andere wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden – oder einfach für mehr Work-Life-Balance Deines Kanzleiteams.

Fastdocs stellt Steuerberatungskanzleien eine umfangreiche Sammlung digitaler Personalfragebögen für alle gängigen Beschäftigungsarten zur Verfügung. Jeder Personalfragebogen ist speziell auf die jeweilige Beschäftigungsform zugeschnitten und erfasst ausschließlich die Personalstammdaten, die für die jeweilige Art der Anstellung tatsächlich benötigt werden. Das spart Zeit, reduziert die Komplexität für Arbeitnehmer und sorgt für höchste Datenqualität in der Lohnbuchhaltung.

Digitale Personalfragebögen für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen

Für die häufigsten Beschäftigungsformen in deutschen Unternehmen bietet Fastdocs spezialisierte digitale Personalfragebögen. Der Fragebogen für Festanstellungen erfasst alle relevanten Personalstammdaten für sozialversicherungspflichtige Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigungen. Hierzu gehören persönliche Stammdaten, Sozialversicherungsinformationen, Steueridentifikationsnummern, Bankverbindungen und weitere für die Lohnabrechnung erforderliche Angaben. Der Fragebogen berücksichtigt automatisch alle gesetzlichen Anforderungen und ist laufend an aktuelle Änderungen im Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht angepasst.

Spezialformulare für geringfügige Beschäftigungen

Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse erfordern andere Personalstammdaten als sozialversicherungspflichtige Anstellungen. Fastdocs bietet deshalb spezialisierte Fragebögen für Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen. Diese digitalen Personalfragebögen erfassen ausschließlich die für diese Beschäftigungsformen relevanten Informationen und lassen unnötige Felder automatisch weg. Der Minijob-Fragebogen berücksichtigt die Besonderheiten der Rentenversicherungspflicht und die Wahlmöglichkeiten für Arbeitnehmer. Der Fragebogen für kurzfristige Beschäftigungen prüft automatisch die zeitlichen Grenzen und erfasst die spezifischen Nachweise, die für diese Beschäftigungsform erforderlich sind.

Formulare für besondere Beschäftigungsverhältnisse

Neben den Standardbeschäftigungen unterstützt Fastdocs auch spezielle Arbeitsverhältnisse mit maßgeschneiderten digitalen Personalfragebögen. Der Fragebogen für Werkstudenten berücksichtigt die Besonderheiten der Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Arbeitszeitgrenzen während der Vorlesungs- und Semesterferienzeiten.

Die intelligente Formularlogik: Nur relevante Fragen werden gestellt

Das Besondere an den Fastdocs-Personalfragebögen ist die intelligente Formularlogik, die dafür sorgt, dass Arbeitnehmer ausschließlich die Fragen sehen und beantworten, die für ihre spezifische Situation tatsächlich relevant sind. Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer angibt, keine Kinder zu haben, werden keine weiteren Fragen zu Kinderfreibeträgen oder Kindergeldansprüchen gestellt. Wenn ein Arbeitnehmer EU-Bürger ist, entfallen Fragen zu Aufenthaltstiteln oder Arbeitserlaubnissen. Diese dynamische Anpassung reduziert die Anzahl der Fragen erheblich und verkürzt die Ausfülldauer von durchschnittlich 30 Minuten bei Papierformularen auf unter 5 Minuten bei Fastdocs. Für Deine Steuerberatungskanzlei bedeutet das: höhere Abschlussquoten und weniger abgebrochene Personalfragebögen.

Rechtssicherheit und laufende Aktualisierung

Alle digitalen Personalfragebögen in Fastdocs werden kontinuierlich an gesetzliche Änderungen angepasst. Wenn sich Anforderungen im Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht oder Arbeitsrecht ändern, aktualisieren wir die betroffenen Personalfragebögen automatisch. Deine Steuerberatungskanzlei muss sich nicht um die Pflege und Aktualisierung der Formulare kümmern – das übernehmen wir für Dich. So stellst Du sicher, dass Du immer mit den aktuellsten Versionen der Personalfragebögen arbeitest.

Die digitale Personalstammdatenerfassung mit Fastdocs ist erheblich schneller als traditionelle papierbasierte Prozesse. Dank intelligenter Formularlogik, automatischer Validierung und direkter Datenabfrage benötigen neue Mitarbeiter durchschnittlich unter 5 Minuten, um den digitalen Personalfragebogen vollständig auszufüllen. Für Steuerberatungskanzleien reduziert sich die Bearbeitungszeit pro Neuanstellung von durchschnittlich 30 Minuten auf maximal 5 Minuten. Diese drastische Zeitersparnis macht Fastdocs zur effizientesten Lösung für die Lohnabrechnung in Steuerberatungskanzleien.

Bearbeitungszeit für Steuerberatungskanzleien: Maximal 5 Minuten

Für Steuerberatungskanzleien reduziert sich die Bearbeitungszeit pro Neuanstellung von durchschnittlich 30 Minuten bei traditionellen Papierformularen auf maximal 5 Minuten mit Fastdocs. Diese Zeit umfasst das Überprüfen der vollständigen Personalstammdaten, das Ergänzen kanzleiseitiger Informationen und das Auslösen des DATEV-Imports. Die erhebliche Zeitersparnis entsteht durch mehrere Faktoren: Alle Daten liegen bereits digital und strukturiert vor, es sind keine manuellen Übertragungen notwendig, die automatische Validierung hat bereits Fehler verhindert, und der DATEV-Import erfolgt mit nur einem Klick. Zudem entfallen zeitaufwändige Rückfragen zu fehlenden oder unklaren Angaben, da die intelligente Formularlogik von Fastdocs Vollständigkeit und Korrektheit bereits während der Eingabe sicherstellt.

Zeitersparnis bei mehreren Neuanstellungen pro Monat

Die Zeitersparnis potenziert sich bei Steuerberatungskanzleien mit mehreren Neuanstellungen pro Monat. Eine Kanzlei mit durchschnittlich 20 Neuanstellungen pro Monat spart mit Fastdocs etwa 8,3 Stunden reine Bearbeitungszeit monatlich (20 Neuanstellungen × 25 Minuten Zeitersparnis). Das entspricht mehr als einem vollständigen Arbeitstag pro Monat, der für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden kann. Bei größeren Kanzleien mit 50 oder mehr Neuanstellungen pro Monat sind die Einsparungen noch erheblicher. Zusätzlich zur reinen Bearbeitungszeit entfallen die Wartezeiten auf Rückmeldungen von Mandanten oder Arbeitnehmern, was den zeitlichen Vorteil weiter verstärkt.

Keine Wartezeiten durch automatisierte Prozesse

Ein erheblicher Zeitvorteil von Fastdocs liegt in der Vermeidung von Wartezeiten. Bei traditionellen Papierformularen vergehen häufig mehrere Tage zwischen dem Versand an den Mandanten und dem Rücklauf in der Steuerberatungskanzlei. Weitere Verzögerungen entstehen, wenn der Mandant die Formulare an den Arbeitnehmer weiterleiten muss. Mit Fastdocs entfallen diese Wartezeiten komplett, da der gesamte Prozess digital und in Echtzeit abläuft. Sobald der Mandant einen neuen Mitarbeiter im Unternehmensportal anlegt, kann dieser sofort mit dem Ausfüllen des Personalfragebogens beginnen. Die automatischen Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Personalstammdatenerfassung nicht in Vergessenheit gerät, ohne dass die Steuerberatungskanzlei manuell nachfassen muss. Das Ergebnis: schnellere Lohnabrechnungen und zufriedenere Mandanten.