Personalstammdaten

Die Datenerfassung läuft in drei klaren Schritten – vollständig digital, DSGVO‑konform und optimiert für HR und Lohnabteilung.

Schritt 1: Einrichtung und Einladung

HR erhält eine individuelle Unternehmens‑URL und legt neue Mitarbeitende an. Automatisch starten Benachrichtigungen: HR sieht den neuen Vorgang, die Lohnabteilung wird informiert, und Mitarbeitende erhalten den Link zum digitalen Personalfragebogen.

Schritt 3: Übergabe an die Lohnabteilung bzw. Steuerberatung

HR ergänzt interne Angaben und übergibt die Daten im korrekten DATEV‑Format an LODAS oder Lohn & Gehalt – optional via DATEV Lohnimportdatenservice (LIDS) mit nur einem Klick.

Schritt 2: Selbstständige Datenerfassung durch Mitarbeitende

Mitarbeitende erfassen Stammdaten eigenständig – mehrsprachig, mobil optimiert und mit kontextuellen Hilfen. Echtzeit‑Validierungen (z. B. Steuer‑ID, IBAN, SV‑Nummer) reduzieren Fehler und Nachfragen.

Ja. Die Lösung wandelt alle erfassten Personalstammdaten automatisch ins korrekte DATEV‑Format. Die Lohnabteilung importiert die Daten direkt in DATEV LODAS oder DATEV Lohn & Gehalt – wahlweise per klassischer Importdatei oder über den DATEV Lohnimportdatenservice (LIDS) für einen nahtlosen, medienbruchfreien Prozess.

Mitarbeitende: persönliche Stammdaten, Bankverbindung, Steuer‑ID, SV‑Nummer, Kontaktdaten.

HR: Vertragsdaten, Kostenstellen, organisatorische Zuordnungen, interne Hinweise.

Lohnabteilung: finaler Review, lohnrelevante Ergänzungen, Import nach DATEV.

Ja, es können mehrere Ansprechpersonen hinterlegt, die auch während des laufenden Vorgangs gewechselt werden können.

Automatisierte E‑Mails erinnern wöchentlich an offene Eingaben. HR oder die Lohnabteilung kann zusätzlich manuell erinnern. Mitarbeitende steigen jederzeit dort wieder ein, wo sie aufgehört haben.

Mehr als 14 Sprachen stehen zur Verfügung, z. B. Deutsch, Englisch, Polnisch. Mitarbeitende wählen ihre bevorzugte Sprache oder sie wird automatisch erkannt. Das senkt Sprachbarrieren, reduziert Fehler und sorgt für schnellere, korrekte Eingaben – ideal für internationale Teams und Standorte.

Echtzeit‑Validierungen für Steuer‑ID, IBAN, SV‑Nummer, E‑Mail
Plausibilitätsprüfungen zwischen zusammenhängenden Angaben
Pflichtfelder und dynamische Formularlogik, die nur relevante Fragen zeigt

Ergebnis: deutlich weniger Rückfragen, saubere Daten für den DATEV‑Import und ein schneller Start in der Lohnabrechnung.

Unvollständige Fragebögen: maximal 30 Tage, danach automatische Löschung
Vollständige Datensätze: 14 Tage zur Weiterverarbeitung, danach automatische Löschung

Die Speicherung erfolgt verschlüsselt auf deutschen Servern, vollständig DSGVO‑konform und nach dem Prinzip der Datensparsamkeit.

Unterstützt werden alle gängigen modernen Browser auf Desktop und mobil, darunter Chrome, Firefox, Edge, Safari und Opera. Internet Explorer ist aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen. Für optimale Performance empfehlen wir stets die aktuelle Browserversion.

Ja. Du kannst festlegen, ob neue Mitarbeitende mit Du oder Sie angesprochen werden. Außerdem kannst du dein Firmenlogo hinterlegen, sodass sich das Onboarding nahtlos in dein Corporate Design integriert.

In der Praxis spart ihr pro Vorgang bis zu 25 Minuten. Gründe: Mitarbeitende erfassen Daten eigenständig, Validierungen verhindern Fehler, automatische Erinnerungen übernehmen das Nachfassen, und der DATEV‑Import erfolgt mit einem Klick. So reduziert ihr Bearbeitungszeit, Rückfragen und Wartezeiten messbar.

Es stehen spezialisierte Fragebögen für gängige Beschäftigungsformen bereit: Festanstellung, Teilzeit, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudierende, Praktika, Auszubildende sowie besondere Fälle. Die dynamische Logik blendet nur relevante Fragen ein und reduziert die Ausfülldauer deutlich.