Wird die digitale Personalakte ab 2027 zur Pflicht? Warum Du jetzt handeln solltest!

Papierordner, verstreute PDF-Dateien, fehlende Nachweise und kurz vor der Prüfung beginnt die große Sucherei?

Spätestens ab 2027 wird genau das zum echten Problem. Denn Unternehmen müssen dann bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen und für Prüfungen digital bereitstellen können. Die bisherige Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, endet zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Führung dieser Unterlagen zur Pflicht.

Klingt erstmal nach Bürokratie? Ist aber auch eine große Chance.

Denn wer sich schon jetzt damit beschäftigt, spart sich nicht nur Stress bei der nächsten Betriebsprüfung, sondern schafft frühzeitig einen klaren, sicheren und effizienten Prozess für seine HR- und Lohnunterlagen.

Was ändert sich ab 2027?

Eine pauschale Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte gibt es im deutschen Recht nicht. Allerdings müssen Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 relevante Entgeltunterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung elektronisch führen und für Betriebsprüfungen digital bereitstellen. Das betrifft:

• Unterlagen zur Sozialversicherung
• Beitragsnachweise & Meldungen
• Bescheinigungen/Nachweise für die Entgeltabrechnung
• Dokumente rund um die Beschäftigung, Abrechnung & Prüfung

Für Unternehmen heißt das: Die digitale Mitarbeiterakte wird zum neuen Standard, auch wenn das Gesetz sie nicht direkt verlangt.

Deshalb solltest Du nicht bis 2027 warten

2027 klingt noch weit weg – Ist es aber nicht.

Die Umstellung passiert nicht mal eben nebenbei. Dokumente müssen gesammelt, geprüft, sortiert, zugeordnet und sicher abgelegt werden. Und je mehr Mitarbeitende Du hast, desto größer wird der Zeitaufwand.

Deshalb lohnt es sich, frühzeitig damit zu starten.

Warum ist eine digitale Mitarbeiterakte so wichtig?

Die digitale Mitarbeiterakte ist der zentrale Ort für alle relevanten Dokumente und Informationen rund um Deine Mitarbeitenden.

Statt Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Nachweise und weitere Unterlagen in Papierordnern oder verstreuten Dateiablagen zu suchen, findest Du alles gesammelt an einem zentralen Ort und kannst ohne langes suchen direkt darauf zugreifen.

Das ist besonders von Vorteil für effektive Lohnprozesse, denn in der Lohnbuchhaltung zählt vor allem eins: vollständige und schnell verfügbare Informationen.

Fehlen Unterlagen oder sind Dokumente falsch abgelegt, wird sofort nachgefragt, gesucht, weitergeleitet und geprüft. Genau diese kleinen Unterbrechungen kosten viel Zeit und machen Prozesse unnötig kompliziert.

Eine digitale Mitarbeiterakte hilft Dir dabei, diese Prozesse angenehmer zu gestalten. Das bedeutet für Dich:

• Weniger Suchzeiten im Alltag
• Einen schnelleren Zugriff auf wichtige Dokumente
• Mehr Sicherheit für sensible HR- und Lohndaten
• Entspanntere Prüfungen durch bessere Nachweislage
• Effizientere Prozesse rund um Mitarbeitende und derer Abrechnung

Und genau da setzt Fastdocs an: mit einer digitalen Mitarbeiterakte, die Ordnung schafft, Dokumente zentral bündelt und Deinen Workflow spürbar verbessert.

Deine Lösung für 2027: Die Fastdocs Mitarbeiterakte

Fastdocs steht für einfache, digitale Prozesse, die Dir wirklich Arbeit abnehmen.

Egal ob Ihr eine eigene Lohnabteilung habt oder mit einer externen Kanzlei zusammenarbeitet: Die digitale Mitarbeiterakte von Fastdocs schafft klare Strukturen und sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen dort liegen, wo sie gebraucht werden.

Das sind Deine Vorteile mit der Fastdocs Mitarbeiterakte:

Du hast Alles an einem Ort

Mitarbeiterdokumente liegen sauber strukturiert an einem zentralen Ort – keine unkontrollierten Mail-Anhänge mehr.⁠⁠

Schnelle Nutzung im Alltag

Die Drag & Drop Funktion sowie die Möglichkeit Uploads über das Mobilgerät durchzuführen, ermöglichen Dir eine schnelle Ablage ohne Klick-Chaos.

Mitarbeiterakte und Lohnakte in einem

Das Unternehmen hat einen zentralen Ort, für alle Dokumente und kann gezielt kennzeichnen, welche Dokumente nur für den Lohn relevant sind.

Sichere Zusammenarbeit: Klare Rollen und Berechtigungen

HR, Payroll und Mitarbeitende arbeiten mit klaren Berechtigungen. So bleiben sensible Daten geschützt und stehen für berechtigte Personen sofort zur Verfügung.

Prüfungsbereit auf Knopfdruck

Unterlagen lassen sich gezielt zusammenstellen und exportieren. So bist Du besser auf Betriebsprüfungen vorbereitet.

Das Ziel ist nicht einfach nur eine digitale Ablage. Wir wollen Dir einen Prozess schaffen, der Deinen Workflow einfacher und effektiver gestaltet.

Fazit: 2027 kommt schneller, als Du denkst

Für viele ist das der perfekte Zeitpunkt, ihre Arbeitsweise neu zu denken.

Denn digitale Akten werden nicht nur zur gesetzlichen Anforderung. Sie sind eine echte Chance, die Prozesse einfacher, sicherer und effizienter zu machen.

Du kannst jetzt schon aktiv werden und Dich mit entsprechenden Fragen auf die kommende Umstellung vorbereiten:

• Wo liegen die Mitarbeiterunterlagen aktuell?
• Welche Dokumente sind noch in Papierform vorhanden?
• Welche Unterlagen sind für Lohnabrechnung und Prüfungen relevant?
• Wer braucht Zugriff auf welche Dokumente?
• Welche Prozesse verursachen heute noch Rückfragen oder Suchaufwand?
• Wie können die Unterlagen ab 2027 digital verwaltet werden?
• Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?

Je früher Du diese Fragen klärst, desto entspannter wird die Umstellung.

Die Fastdocs Mitarbeiterakte ermöglicht Dir alles, was Du für eine moderne Dokumentenverwaltung brauchst.

Warte nicht, bis Du in Zeitdruck gerätst. Melde Dich jetzt zu unser kostenloses Webinar an und schau, ob Fastdocs zu Dir passt.

Hier geht´s zur Anmeldung → Webinar zur Fastdocs Mitarbeiterakte