Weihnachtsfeiern – wie wirkt sich das auf Lohnsteuer und Sozialversicherung aus?  

Weihnachtsfeiern sind für die meisten Unternehmen ein beliebtes Mittel Wertschätzung gegenüber ihren Arbeitnehmern zu zeigen und für die Arbeitnehmer oft das Highlight des Jahres. Doch was muss beachtet werden damit Unternehmen alle Freibeträge ausschöpfen können und es auch steuerlich interessant ist? 

Wir wollen heute die wichtigsten Details zusammenfassen, so dass Ihr Eure Mandanten auch optimal vorbereiten könnt. 

Wann sind Weihnachtsfeiern Lohnsteuer und Sozialversicherungsfrei?

Weihnachtsfeiern können als Betriebsausgabe in Ansatz gebracht werden, wenn folgende Voraussetzungen beachtet werden.

Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfrei ist eine Weihnachtsfeier für den Arbeitnehmer dann, wenn:

• 110€ (inkl. Umsatzsteuer) pro betriebliche Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht überschritten werden und
• diese Feier erst die zweite begünstigte Betriebsveranstaltungen in diesem Jahr ist

Die 110€ sind keine Freigrenze, sondern ein Freibetrag. Das ist von Vorteil, da nur die übersteigenden Kosten der Lohnsteuer und ggf. der Sozialversicherungspflicht unterliegen.

Wie wird der Freibetrag von 110€ (ab 2024: 150€) pro Arbeitnehmer berechnet? 

Folgende Kosten müssen in die Berechnung der Gesamtkosten einbezogen werden:  

• Speisen und Getränke 
• Übernachtungskosten sowie Fahrtkosten (soweit es nicht um steuerfreie Leistungen für Reisekosten handelt) 
• Raummiete 
• Geschenke 
• Rahmenprogramm wie DJ oder Kosten für Künstler oder einen Eventmanager etc.

Diese Kosten sind Brutto, als einschließlich Umsatzsteuer zu ermitteln.

Liegen die Kosten pro Mitarbeiter auf der Betriebsfeier unter 110€ ist der Vorsteuerabzug zulässig. Bei höheren Aufwendungen ist der Abzug der Vorsteuer allerdings ausgeschlossen.

Was muss zusätzlich bei der Berechnung beachtet werden?  

Betreffend der Kostenverteilung für Firmenfeiern oder Betriebsveranstaltungen ist es wichtig zu beachten, dass die finanziellen Aufwendungen lediglich unter den tatsächlich anwesenden Teilnehmern aufgeteilt werden.  

Das ist sehr ärgerlich, kann es doch sein, dass durch die Absage von z.B. 12 Personen sich dadurch die Kosten auf mehr als 110€ pro Kopf erhöhen. In dem Fall drohen dem Unternehmer Lohnsteuerzahlungen und das Versagen des Vorsteuerabzuges.  

Leider ist diese Auffassung der Finanzverwaltung mittlerweile durch den Bundesfinanzhof (BFH) bestätigt worden.

Darf ich eine Begleitperson mitbringen? 

Wenn der Unternehmer das erlaubt bzw. wünscht, dann finden wir bei Fastdocs, ist es eine schöne Sache, eine Begleitperson mitzubringen😊.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Begleitperson zwar ein weiterer “Kopf” ist, die Kosten für die Begleitperson allerdings dem Arbeitnehmer zugerechnet werden.

Es wird bei den aktuellen Kosten und Preisen daher meist die Regel sein, dass für diesen Arbeitnehmer der 110€ Freibetrag überschritten wird, was steuerlich berücksichtigt werden muss.

Somit muss bei der Berechnung dann auch noch unterschieden bzw. berücksichtigt werden, welche Teilnehmer einzeln und welche Teilnehmer mit Begleitperson erscheinen.

Zudem gibt es noch einen zweiten Punkt, der zu beachten ist: 

Die steuerliche Begünstigung einer Weihnachts- oder Firmenfeier für Mitarbeiter hängt neben dem Steuerfreibetrag maßgeblich vom Teilnehmerkreis ab. Eine Feier in kleinerem Rahmen ist möglich, wenn alle steuerlichen Vorgaben erfüllt sind.

Der Steuerfreibetrag erstreckt sich grundsätzlich auf Abteilungs- oder Filialveranstaltungen, vorausgesetzt, alle zugehörigen Mitarbeiter haben die Teilnahmemöglichkeit. Eine Beschränkung auf eine Hierarchieebene entzieht der Veranstaltung jedoch die Steuervorteile. Daher ist die inklusive Einladung aller Mitarbeiter entscheidend für die steuerliche Begünstigung betrieblicher Feiern.

Was passiert, wenn der Freibetrag von 110€ pro Arbeitnehmer überschritten wird? 

Werden die 110€ pro Arbeitnehmer und Veranstaltung überschritten, werden Kosten steuer- und sozialversicherungspflichtig. Hierbei zählt jedoch nur die Differenz zum Freibetrag als geldwerter Vorteil.

Zudem würde nach zwei begünstigten Betriebsveranstaltungen auch eine 3. Veranstaltung steuer- und sozialversicherungspflichtig werden.

Welche Zusatzabgaben fallen für den Unternehmer und den Arbeitnehmer an? 

Wird der Freibetrag überschritten liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Für den überschreitenden Teil (Differenzbetrag) bestehen folgende Möglichkeiten:

• Pauschalbesteuerung 25% Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer – die Kosten trägt das Unternehmen.

Die Pauschalierung hat die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung zur Folge.

• Individuelle Besteuerung beim Arbeitnehmer und Sozialversicherungspflicht.